Co wziąć pod uwagę wybierając system ERP

Prowadząc firmę na pewno spotkałeś się z wieloma rozwiązaniami mającymi usprawnić prowadzenie działalności. W miarę jak firma rośnie, procesy w niej stają się coraz bardziej skomplikowane, a przepływ informacji trudniejszy. Najlepszym rozwiązaniem, które może pomóc odzyskać nad nimi kontrolę i zwiększyć efektywność pracy jest dobrze dobrany system ERP. Ale co to właściwie jest i jak wybrać najlepszą opcję dla naszej firmy?

Czym jest system ERP?

Pewnie już spotkałeś się z nazwą system ERP, ale może jeszcze nie do końca wiesz co to dokładnie jest. System ERP to system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ang. – Enterprise Resources Planning). Przez zasoby przedsiębiorstwa rozumie się wszystkie aspekty działalności jak produkty i materiały, zespoły pracowników czy zasoby finansowe. System składa się z wielu modułów kontrolujących różne obszary (np. finanse, handel, magazyn, produkcję), ale dających możliwość wymiany danych między działami i całościowego zarządzania firmą. Wspólna baza danych łączy moduły w spójną, zintegrowaną całość. ERP daje ci większą kontrolę nad tym, jak działa twoja firma, pozwala usprawnić i zautomatyzować procesy i łączy obszary działalności firmy w jedną, gładko pracującą maszynę.

To czym dokładnie jest system ERP zależy tak naprawdę od ciebie. To ty decydujesz, które obszary wymagają bardziej efektywnego zarządzania i jakich modułów potrzebujesz. Czy chcesz polepszyć organizację pracy i lepiej wykorzystać potencjał swoich pracowników? Chcesz w bardziej optymalny sposób kontrolować zakupy i sprzedaż? Usprawnić obsługę klienta? A może chcesz rozwijać się w sferze e-commerce? Możliwości systemów ERP jest wiele, ale nie wszystkie są potrzebne i sprawdzają się w każdej firmie. Dlatego warto do wyboru systemu przygotować się wcześniej i przeanalizować swoje potrzeby, oczekiwania i możliwości. W tym artykule podpowiemy jakie kwestie warto wziąć pod uwagę, aby nasz nowy system przyniósł nam jak najwięcej korzyści i satysfakcji.

 

1.     Jakie problemy chcesz rozwiązać?

Pierwszym krokiem przy wybieraniu systemu ERP jest przeanalizowanie tego, jakie problemy i potrzeby ma nasza firma. Czy twój magazyn nie działa w pełni efektywnie? Masz problemy z kontrolą dostaw? Potrzebujesz lepszej wymiany informacji między magazynem a sklepem internetowym? Wybór systemu ERP to idealna okazja do tego, żeby dokładnie przyjrzeć się naszej firmie i ocenić, co działa, a co można jeszcze usprawnić.

Do takiej analizy warto zaprosić pracowników z różnych działów i szczebli – ich doświadczenie jest najlepszym źródłem informacji o problemach firmy. Nie mając na bieżąco styczności z danym aspektem działalności naszej firmy często nie zdajemy sobie sprawy z problemów, które dla pracowników stykających się z nimi na co dzień są oczywiste. Z drugiej strony rozwiązanie, które z zewnątrz wygląda dobrze, w praktyce może się nie sprawdzić. Dodatkowo zaangażowanie pracowników już na początku procesu i branie ich zdania pod uwagę zwiększa szanse na pozytywne nastawienie do zmian i szybsze ich wdrożenie. Jakakolwiek inwestycja w innowacje nie przyniesie oczekiwanych efektów, jeśli pracownicy będą mieli opory przed ich wykorzystywaniem.

2.     Jaki jest twój budżet?

Kiedy już wiesz jakie są twoje potrzeby, czas określić jaki budżet chcesz przeznaczyć na nowy system ERP. Musisz przy tym pamiętać, że koszty, które poniesiesz to nie tylko cena samego systemu. Aby system ERP rzeczywiście spełniał twoje potrzeby, dostawca musi przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, zaprojektować system biorąc pod uwagę wymagania funkcjonalne i sprzętowe, wdrożyć system i zapewnić szkolenia i utrzymanie systemu. Cena samej licencji to tak naprawdę ułamek kosztów jakie musisz ponieść. Przy ograniczonym budżecie warto określić, które zmiany są dla nas najbardziej priorytetowe, aby móc wprowadzać je stopniowo. Dzięki modułowej strukturze, nie musisz decydować się na całościowy system od razu i możesz stopniowo go powiększać w zależności od możliwości finansowych. 

3.     Jakiego dostawcę wybrać?

Następnym kluczowym krokiem jest wybór dostawcy systemu ERP. Wdrożenie systemu ERP to duże, czasochłonne przedsięwzięcie, więc powinieneś to robić z firmą, z którą dobrze ci się współpracuje i która rozumie twoje potrzeby. Odpowiedni dostawca zapewni ci fachowe doradztwo i wsparcie jednocześnie dając ci poczucie, że wciąż masz kontrolę nad całym procesem i ostateczną formą systemu. Ale jak wybrać najlepszego dostawcę? Przy analizie dostępnych ofert i dostawców warto wziąć pod uwagę kilka czynników:

Jak długo dostawca jest na rynku

 Firma, która działa od wielu lat miała możliwość dokładnie przetestować oprogramowanie, zbadać które rozwiązania się sprawdzają i wyeliminować błędy. Wielokrotne wdrożenia systemów ERP pozwalają polepszyć nie tylko ich funkcjonowanie, ale również sam proces tworzenia i wprowadzenia nowego oprogramowania. W końcu praktyczna wiedza zawsze wygrywa z teorią.

 Lata doświadczenia dają też dostawcy stabilniejszą pozycję na rynku. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego 30% firm w Polsce upada w pierwszym roku działalności, a 70% nie jest w stanie przetrwać 5 lat na rynku. Dłuższy okres działalności zazwyczaj oznacza, że dostawca wypracował procesy, które zapewniają mu stabilizację. Dla ciebie może to oznaczać, że nie będziesz pozostawiony z systemem bez wsparcia technicznego, bo twój dostawca zakończył działalność.

Wielkość dostawcy

Może się wydawać, że im większy dostawca tym lepszy system. Instynktownie bardziej ufamy markom, których nazwy znamy, chociaż często ta znajomość wynika wyłącznie z dużych nakładów jakie producent przeznacza na marketing. Jednak trzeba pamiętać, że w przypadku dużych korporacji wszystkie procesy są bardziej sformalizowane niż w małej firmie. Prowadzi to do tego, że wszystkie procedury trwają dłużej, trudniej jest dostosować system do własnych potrzeb, a koszty wdrożenia są wyższe. Małe firmy mają prostsze struktury co znacznie usprawnia proces podejmowania decyzji. Małe firmy wykazują większe zaangażowanie w proces tworzenia i wdrożenia systemu i są bardziej elastyczne.

W jakich branżach ma doświadczenie

Każda branża ma swoją specyfikę, która zazwyczaj nie jest znana ludziom z zewnątrz. Firma programistyczna musi ją dokładnie poznać, żeby móc zaoferować oprogramowanie przydatne w danej działalności. Jeśli dostawca ma już doświadczenie w świadczeniu usług dla firm z naszej branży, miał okazję poznać charakterystykę naszej pracy, co daje mu pogląd na to, jakich produktów możemy oczekiwać jeszcze przed spotkaniem z nami. Znacznie przyspiesza to proces analizy przedwdrożeniowej dzięki czemu szybciej możemy dostać gotowy system. Znając naszą branżę, dostawca może też zaproponować rozwiązania, na które sami nie wpadliśmy, a które sprawdzają się w podobnych firmach.

Jaki jest kontakt z dostawcą

Tworzenie i wdrażanie systemu ERP to długi proces, dlatego tak ważne jest, aby mieć jak najlepszy kontakt z dostawcą systemu. Już podczas pierwszych rozmów warto zwrócić uwagę jak bardzo dostawca jest nastawiony na klienta i jego potrzeby. Czy słucha naszych uwag i potrzeb? Czy proponowane przez niego rozwiązania je uwzględniają? Czy potrafi odpowiedzieć na nasze pytania? Im to nastawienie jest większe i im bliższy kontakt mamy z dostawcą tym większe szanse, że nasz nowy system ERP będzie idealnie dopasowany do naszej firmy i rozwiąże nasze konkretne problemy.

Możliwość wprowadzania zmian

Każda firma jest inna, bo tworzą ją inni ludzie. Dlatego żeby system ERP spełniał swoje funkcje musi być jak najbardziej spersonalizowany. To, że jakieś rozwiązania sprawdzają się w innych firmach nie znaczy jeszcze, że usprawni procesy w twojej firmie. Możliwość wprowadzania zmian w systemie nie tylko na poziomie projektowania, ale również po wdrożeniu systemu pozwoli ci efektywnie polepszyć działanie swojej firmy.

Jaką pomoc oferuje

Kolejnym ważnym pytaniem jest to, czy dostawca świadczy fachową pomoc na każdym etapie wdrażania i użytkowania systemu. Czy potrafi przeanalizować twoje potrzeby? Czy pomoże dobrać odpowiedni sprzęt? Czy zapewnia szkolenia z obsługi systemu? Czy oferuje fachową pomoc techniczną i utrzymanie systemu po wdrożeniu?

Wybór systemu ERP to decyzja na lata niosąca za sobą duże zmiany w funkcjonowaniu firmy, dlatego tak ważne jest, aby być odpowiednio do niego przygotowanym. Ponieważ potrzeby każdej firmy są inne, kierowanie się trendami niekoniecznie przyniesie zadowalające efekty. Dlatego tak ważne jest określenie dokładnych potrzeb firmy, oszacowanie naszych możliwości finansowych i wybór odpowiedniego dostawcy, który w fachowy sposób przeprowadzi nas przez cały proces, odpowie na wszelkie wątpliwości, dobierze najlepsze rozwiązania, wysłucha uwag i dopasuje system idealnie do naszych potrzeb.

Przeczytaj również

Portal Pracowniczy omnisPP

Portal Pracowniczy omnisPP

Oszczędzaj czas i popraw organizację pracy w Twojej firmie!
My mamy wszystko w jednym miejscu :)
Przedstawiamy najnowszy produkt firmy Omnis: Portal Pracowniczy omnisPP.

Czytaj dalej

Digitalizacja w świecie nauki

Digitalizacja w świecie nauki

W tym tygodniu mieliśmy przyjemność spotkać się z gronem naukowym i przybliżyć temat organizacji projektów digitalizacyjnych podczas webinarium "Digitalizacja w świecie nauki - możliwości, wyzwania, finansowanie". Czytaj dalej